Knowledge Sharing dengan DPMAI Universitas Surabaya

UM – Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) Universitas Mulia bekerja sama dengan Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI) Universitas Surabaya (Ubaya) menggelar diskusi Knowledge Sharing seputar penjaminan mutu perguruan tinggi. Kegiatan ini berlangsung daring antar kedua belah pihak, Selasa (21/2) yang lalu.

Dalam pertemuan ini, turut menyambut Rektor Universitas Mulia Dr. Muhammad Rusli, M.T bersama dengan Wakil Rektor Bidang Akademik dan Sistem Informasi Yusuf Wibisono, M.T.I, Wakil Rektor Mundzir, S.Kom., M.T., Kepala LPPM Richki Hardi, S.T., M.Eng, Kepala LPMI Siti Rahmayuni, S.E., M.M dan staf, Dekan Fakultas Ilmu Komputer Jamal, S.Kom., M.Kom, Dekan FEB Dr. Ivan Aramawan beserta dosen lainnya.

Dari Ubaya tampak hadir Direktur DPMAI Gunawan, S.Sc., MBA, Ph.D, Manajer Audit Internal Monitoring dan Evaluasi Yenny Sugiarti, SE, M.Ak., QIA, Manajer MPBM Dina Natalia Prayogo, Manajer Pengembangan dan Penerapan Standar (PPS) Audia Ratnasari, S.Psi., M.M, dan Staf Administrasi Suryani Ika Putri, SE.

Yusuf Wibisono mengatakan pertemuan tersebut sebagai tindak lanjut kerja sama yang telah dijalin antara Universitas Mulia dengan Universitas Surabaya, awal Februari lalu.

“Sebagaimana disampaikan oleh Pak Rektor, konferensi kedua kita ini karena sebelumnya sudah konferensi dengan Fakultas Farmasi dan dilanjutkan dengan diskusi dengan Prodi Farmasi. Nah, agenda kita kali ini berdiskusi tentang penjaminan mutu,” tutur Yusuf Wibisono.

Dengan diskusi, Yusuf Wibisono berharap ada masukan pemikiran bagi LPMI Universitas Mulia untuk rencana tindak lanjut ke depan.

Dalam paparannya, Gunawan bersama jajaran DPMAI Ubaya memperkenalkan sekilas tentang Universitas Surabaya, mulai dari perkembangannya sampai dengan saat ini dengan capaian Program Studi Terakreditasi Baik Sekali, Unggul, hingga Akreditasi Internasional.

“Jadi, Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal ada di sebelah kotak yang paling kiri. Kami report langsung kepada Rektor. Jadi, di tingkat pimpinan universitas kami ada Rektor dan empat orang Wakil Rektor,” tutur Audia Ratnasari saat menerangkan Struktur Organisasi.

DPMAI sendiri berdiri sejak 2005 dengan nama Quality of Assurance (QA). Kemudian mulai 2012 terbentuk DPMAI hingga saat ini. Beberapa aktivitas DPMAI antara lain Pengembangan dan Penerapan Standar, Audit Internal dan Monitoring dan Evaluasi Internal serta Manajemen Perubahan dan Budaya Mutu.

Menurut Gunawan, di tiap Fakultas dan Program Studi dibentuk Tim Penjaminan Mutu (TPM) yang bertindak sebagai mitra pimpinan Fakultas, dan TPM Program Studi bertindak sebagai mitra pimpinan Prodi.

“Umumnya, TPM di tingkat Fakultas itu sebagai pimpinan, bisa dari Wakil Dekan dan Manajer Admin Fakultas. Sedangkan TPM Prodi dijabat Kaprodi,” tutur Gunawan.

Beberapa tugas dan tanggung jawab TPM, lanjut Gunawan, antara lain membuat dan memperbarui dokumen SPMI Fakultas dan Prodi, membantu Fakultas dan Prodi dalam menjalankan SPMI dengan prinsip PPEPP, dan memastikan ketersediaan bukti pelaksanaan SPMI dengan prinsip PPEPP.

Selain itu, tugas dan tanggung jawab lainnya adalah membantu Fakultas dan Prodi dalam melaksanakan evaluasi diagnostik untuk mengetahui hambatan dan evaluasi formatif untuk mengoptimalkan pelaksanaan dalam penerapan SPMI. Membuat laporan capaian pelaksanaan SPMI, dan memotivasi Fakultas dan Prodi meningkatkan kualitas dalam pelaksanaan SPMI yang bersifat terbuka.

TPM Fakultas dan TPM Prodi selalu berkoordinasi dengan DPMAI dalam pelaksanaan penerapan SPMI. Di akhir pelaksanaan SPMI, Gunawan menyebutkan juga dilakukan Pengukuran Kepuasan, baik Kepuasan Stakeholder setiap Semester berdasarkan Kriteria Akreditasi, kemudian Kepuasan Pelanggan, SIP online setelah UTS dan UAS serta mengelola Keluhan (Komplain) dan Saran.

Dalam paparannya, DPMAI Ubaya juga menjelaskan bagaimana mengelola pengembangan dan penerapan SPMI ke dalam Sistem Informasi Penjaminan Mutu yang terintegrasi dengan sistem lainnya.

Dengan sistem informasi tersebut, Audia Ratnasari menerangkan bagaimana menyusunnya dengan melakukan review seluruh dokumen, baik di tingkat unit hingga disetujui pimpinan unitnya. “Kemudian dicek oleh Direktorat Sumber Daya Manusia, jika sudah oke masuk ke DPMAI, kemudian ke Wakil Rektor atau Rektor sesuai unit kewenangannya dan diterbitkan,” terangnya.

Di akhir sesi diskusi, Gunawan mengatakan bahwa dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi bukan berarti akan membuat lebih santai dibanding sebelumnya.

“Secara prinsip, bahwa kami pun juga ada sistem, bukan berarti lebih santai, tidak. Tetapi lebih keras ya. Jadi, kalau Universitas Mulia mau membangun sistem informasi, berarti nantinya akan bekerja lebih keras lagi,” tuturnya.

Sementara itu, dihubungi terpisah, Kepala LPMI Universitas Mulia Siti Rahmayuni, S.E., M.M mengatakan bahwa diskusi tersebut memberikan wawasan bagi dirinya dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem penjaminan mutu.

“Dengan diskusi ini, mudah-mudahan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan serta praktik-praktik yang efektif dalam meningkatkan kualitas standar pada Pengukuran dan Evaluasi Kinerja, yang akan memudahkan dalam pelaksanaan PPEPP di Universitas Mulia,” tutupnya.

(SA/Puskomjar)